CRM Przechowywanie informacji w uporządkowany sposób

• w formie maszynopisów, druków lub rękopisów: kartoteki, skoroszyty, szafki na skoroszyty, teczki;
• w formie taśm: szpule lub kasety;
• w formie skomputeryzowanej: dyski lub taśmy magnetyczne.

Niektóre z nich są wymienne. Na przykład część informacji z kompute­ra może mieć formę wydruku, który można umieścić w skoroszycie; albo mo­żesz dojść do wniosku, że lepiej będzie przenieść do komputera coś, co obec­nie jest w maszynopisie. Możesz też postanowić podzielić twoje materiały na dostępne dla innych i na te, które uważasz za poufne. Do tej ostatniej katego­rii zaliczają się na przykład dane osobowe oraz plany rozwojowe, które opra­cowujesz. Jeśli odpowiadasz za takie sprawy, jak zadania inwestycyjne czy umowy z innymi organizacjami, to związane z tymi zagadnieniami informacje również będą poufne. Należy je przechowywać w bezpiecznym miejscu - zamykana na klucz szafa lub półka, do których tylko ty (ewentualnie twoja se­kretarka) masz klucze, zazwyczaj wystarczą (urzędnicy państwowi czy ofice­rowie sił zbrojnych, czytający niniejszy tekst, znają obowiązujące ich zasady ochrony bezpieczeństwa informacji).

Po dokonaniu podziału według form i stopnia poufności materiału, mu­sisz zdecydować się na jego układ. Jest to jedno z tych zadań, które najlepiej zlecić osobie najczęściej potrzebującej dostępu do tych informacji. Zazwyczaj jest to sekretarka lub asystent, a nie sam kierownik. Będziesz oczywiście mu­siał wiedzieć, jaki wprowadzono system po to, abyś w razie potrzeby mógł sam dotrzeć do danego materiału; byłoby jednak stratą czasu, abyś sam go opra­cowywał. Pamiętaj jedynie, że im system jest prostszy, tym lepszy, a w więk­szości przypadków najlepszy jest układ alfabetyczny według przedmiotu. Po­winieneś też mieć starannie opracowany wykaz kartotek, abyś mógł odszukać materiał, którego nie ma tam, gdzie się spodziewałeś, i aby ci ułatwić wyszu­kanie materiałów dotyczących pokrewnych zagadnień. Do tego służą odnośni­ki i odsyłacze (rysunek 3.1 i 3.2). Upewnij się, czy osoba, której zleciłeś opra­cowanie systemu, rozumie, czego oczekujesz, i daj jej spokojnie wykonać za­danie. Po uruchomieniu systemu, jedyne - czego trzeba - to sprawdzanie, czy jest na bieżąco aktualizowany.

Początkowo twój bank informacji będzie się szybko rozrastać. To bar­dzo dobrze do chwili, gdy zetkniesz się z odwiecznym problemem braku miej­sca. Stanie się to z pewnością szybciej niż przewidywałeś. Jedynym rozwiąza­niem jest ustalenie reguł, jak długo będziesz przechowywać materiały. Nie moż­na tu przyjmować sztywnych zasad, gdyż różne rodzaje informacji są ważne z różnych powodów, w zależności od tego, czym kierujesz.

Niektóre reguły są oczywiste: wspomniane dane osobowe trzeba prze­chowywać przynajmniej przez cały okres zatrudniania danej osoby. Podobnie wszelkie notatki lub sprawozdania dotyczące realizacji kontraktu, którym się zajmujesz, należy zachować co najmniej przez cały okres obowiązywania kon­traktu. A co, jeśli idzie o inne: notatki i wycinki prasowe, protokoły posiedzeń czy artykuły prasowe?

Jeśli w danej organizacji istnieje jakieś centralne archiwum, załatwia to wiele decyzji dotyczących tego, co zachować, a czego się pozbyć. Po prostu

trzeba w stałych odstępach czasu wyczyścić teczki i skoroszyty, odsyłając wszystko sprzed ustalonego okresu - na przykład roku - do przechowania w archiwum. Jeśli nie ma centralnego archiwum, sprawa jest nieco trudniejsza i trzeba ustalić własne zasady. Zawsze możesz zaproponować utworzenie ar­chiwum; być może po prostu nikt o tym przedtem nie pomyślał. Jeśli to nie wchodzi w grę, możesz zdecydować się na następujące rozwiązania:

• Utrzymać wszystko, co postanowiłeś zachować, przez co najmniej rok.
• Zachować protokoły posiedzeń komitetów i sprawozdania z realizacji projektów przez trzy lata.
• Zachować dane osobowe przez rok po zakończeniu stosunku pracy z da­nym pracownikiem.
• Zachować wszystkie dokumenty finansowe przez pięć lat.
• Zachować na stale jeden egzemplarz wszystkiego, co sam piszesz.